Kann man Zeit überhaupt managen?
Selbstmanagement
Zeitmanagement ist ein Baustein des Selbstmanagements... und etwas, was immer wichtiger wird, darüber sind sich alle einig...
Denn gerade in so herausfordernden Zeiten, wie in der Pandemie, des hybriden Arbeitens und generell im Zeitalter der Digitalisierung, die ständig neue Herausforderungen mit sich bringt, ist es wichtiger denn je, sich selbst gut zu"managen"!
Managen bedeutet hier nichts anderes, als ich selbst zu führen, sich selbst den richtigen Weg zu zeigen, sich selbst bewusst zu sein, um sich selbst zu entwickeln. Aber auch sich selbst zu optimieren, um ganz rational effizienter zu werden, um Energie zu sparen und Zeit für schöne Dinge zu haben. Auch das Thema, welche Stärken oder auch Ressourcen genannt, habe ich, welche kann ich ausbauen, wie kann ich mich und meine Ressourcen, z.B. meinen Geist oder Körper pflegen, gehören dazu.
Widerstände so zu begegnen, dass ich mich nicht selbst zerfleische und im Wege stehe, sondern mein Ziel erreiche. Alls das und vieles mehr gehört zum Selbstmanagement.
In diesem Sinne kann man sich selbst managen und tatsächlich NUR SICH selbst. Keine Veränderung funktioniert, ohne die betroffene Person selbst.
Damit sind wir auch gleich beim Thema Veränderungsmanagement!
Veränderung gehört zum Selbstmanagement, wenn ich also etwas verändern möchte, z.B. als Führungskraft oder Scrum Master in einem Unternehmen, muss ich an zwei Dingen arbeiten...
1. an mir selbst
2. an der Befähigung des anderen, sich zu verändern
und hier kommt das spannende:
Will derjenige sich verändern? (Motivation)
Kann derjenige sich "einfach so" verändern, oder was braucht er dafür an Unterstützung?
Darf derjenige tatsächlich verändern? Oder was verliert er ggf. sonst? Eine Position, eine Anerkennung? Einen Glaubenssatz, den er immer hatte?
Zeitmanagement ist ein erster Baustein, der uns und anderen helfen kann, effizienter zu sein ...
Es ist quasi der "einfachste" Weg ... wenn man ihn einfach befolgt.
....aber, oft ist es einfach nicht der passende Weg, für die Persönlichkeit und wird dann doch nicht durchgehalten oder gar angefangen...
Es gibt daher sehr viele Methoden des Zeitmanagements, die alle an sich gut funktionieren, aber eben nicht bei jedem... wichtig ist daher, für sich, den persönlichen Mix zu finden, der wirklich zu der eigenen Persönlichkeit passt.
Aber was ist denn Zeitmanagement genau?
Zeitmanagement
Eine Beschreibung lautet bspw.:
"Unter Zeitmanagement versteht man alle Maßnahmen, um die (persönliche) Effizienz der Erledigungen von Aufgaben zu steigern. Dabei eine realistische und effektive Zeiteinteilung zu berücksichtigen. Das Ziel des Zeitmanagements ist es, die präzise und konzentrierte Aufgabenerledigung anzukurbeln und Leerlaufzeiten und Leerkosten zu vermeiden. Die zur Verfügung stehende Zeit soll sinnvoll und optimal genutzt werden."
Das klingt sehr sachlich und trocken, ist es auch, wenn man nicht den tatsächlichen Vorteil dahinter sieht!
Effizient bedeutet auch Zeit für mehr Dinge, die vielleicht sonst nicht möglich wären, bspw. im Freizeitbereich oder neue Projekte, die man noch angehen kann, Weiterbildungen, die man sich immer wünschte.
Zeitmanagement bedeutet, nicht die Zeit zu managen, sondern die Aufgaben, den Workload und die Ressourcen, die dazu nötig sind, das Ziel zu erreichen. Das bedeutet, es muss vorausgeplant werden. Dabei geht es um das Bewusstsein, welche Tätigkeiten in nächster Zeit anstehen und wie viel Zeit diese beanspruchen werden. Natürlich gibt es dann anhand der gemessenen Dauer der Aufgabenerledigung, die Möglichkeit, die Performance zu steuern und nach und nach zu verbessern, sofern die Aufgaben etwa gleichwertig und damit vergleichbar sind. Wichtig ist dabei die eigene Steigerung und weniger der Gesamtwert.
Es geht darum, sich zu verbessern und Nutzen daraus zu ziehen. Optimierung, des Optimierungswillen ist nur Selbstbetrug! Also keine endlosen ToDo-Listen, sondern lieber weniger vornehmen und mehr und entspannter machen.
Dafür ist vor allen die sogenannte Deep Work wichtig. Die "tiefe" Arbeit, also die Arbeit, die man hoch konzentriert durchführt.
Deep-Work
Wie lange diese ist, ist unterschiedlich, generell aber nur etwa 20 Minuten, dann sollte eine Pause her.
Oft werden dies Deep-Work- Zeiten aber von Ablenkungen unterbrochen, was dazu führt, dass man aus der Konzentration herausgerissen wird und etwa 10 Minuten braucht, um wieder an die Stelle zu gelangen, wo man war!
Es entscheidet aber unsere Persönlichkeit, ob wir uns und womit ablenken. Unsere Persönlichkeit und unsere Werte entscheiden, warum uns etwas motiviert, warum wir bei einer Sache hartnäckig am Ball bleiben und warum nicht.
Ein neuer Ansatz beschreibt deher auch die Not-To-Do-Liste. Hierbei sollten Aufgaben und Tätigkeiten vermerkt werden, die man nicht machen möchte, um bspw. schlechte Gewohnheiten, wie Ablenkungen,zu vermeiden und bestimmte Dinge zu delegieren.
Natürlich sollte man generell Prioritäten setzen. Bekannt sind hier bspw. die Eisenhower-Matrix. Aufgaben können beispielsweise als sehr wichtig, wichtig und nicht wichtig sowie als sehr dringend, dringend und nicht dringend eingeteilt werden. Mit den Tätigkeiten, welche als sehr wichtig und sehr dringend eingestuft wurden, sollte angefangen werden. Dingende aber nicht wichtige Aufgaben am besten delegiert werden und andere (nicht wichtig & nicht dringend) gar nicht mehr gemacht werden, der Papierkorb 🙂
Auch wird viel über immer, wenn eine Aufgabe unterbrochen und eine neue begonnen wird, kostet es Zeit. Der Grund dafür liegt darin, dass man sich von Neuem auf die andere Aufgabe einstellen muss und zurückverfolgen muss, wo man stehen geblieben war. Das führt auch dazu, dass man fehleranfälliger arbeitet.
Hieraus wird begründet, dass Monotasking, also nur eine Sache gleichzeitig zu machen, effizienter ist, als mehrere gleichzeitig. Das ist per se auch korrekt, aber... es gibt Menschen, die sehr schnell arbeiten und schnelle Prozesse haben, damit auch schnell Persönlichkeiten, die grundsätzlich mehrdimensional denken und gar nicht so einspurig im Gehirn arbeiten können. Es gibt Persönlichkeiten, die sich nur kurzzeitig auf ein Thema konzentrieren können, weil sie sich dann selbst ablenken und in einem anderen Thema eintauchen. Auch hier gibt es den Eindruck von Multitasking, de facto ist es das vielleicht nicht, wichtig ist aber für diese Menschen, dann in der Aufgabenplanung und der Methode Ihre eigene Persönlichkeit und Motivatoren so zu berücksichtigen!
Statt Montag Aufgabe a und Dienstag Aufgabe b etc.
Besser:
Montag 20 Minuten Aufgabe a, 20 Minuten Aufgabe b etc...
Dienstag 20 Minuten Aufgabe a, 20 Minuten Aufgabe b etc..
Wichtig ist grundsätzlich immer:
- planen
- messen
- nachträglich Analyse
-anpassen / ausprobieren
Eine Methode, die das meines Erachtens am besten berücksichtigt, ist die "Pomodore Technik".
1. Aufgabe schriftlich formulieren
2. einen Wecker auf 25 Min. stellen
3. die Aufgabe ohne Ablenkung bearbeiten, bis der Wecker klingelt, dann mit x markieren
4. Pause machen von 5 Minuten (nicht auslassen, nicht länger)
Nach jeweils 4 Einheiten (pomodori) eine größere Pause von 15 bis 20 Minuten machen.
Wichtig ist auch selbst dabei genau zu verstehen und zu messen, sich regelrecht bewusst zu werden, wie viel Zeit für welche Tätigkeit verwendet wurde, wodurch Zeit verschwendet wurde und ob die Planung realistisch war. Dadurch kann danach dann optimiert werden und die nächsten Aufgaben noch effizienter und realistischer eingeteilt werden.
Parallelisierung
Dinge, die ganz gut in unserem sogenannten "Autopilot-Modus" laufen, also schon so gut geübt sind, dass sie nahezu nebenbei passieren, wie Radfahren, Laufen, Autofahren, Kochen etc. können sehr gut noch mit etwas relativ Einfachem ergänzt werden.
Beispiele sind Joggen und Musik hören, Spaziergang und Telefonat, Kochen und Podcast, S-Bahn-Fahren und Blinkit lesen etc.
Dinge zu parallelisieren, oder einfach Dinge zu kombinieren, ist auch eine sehr gute Methode, effizienter zu werden, bzw. motivierter und ggf. auch digitaler dabei 🙂
Automation
Ist man dann so weit, dass Dinge sich wiederholen und klar abgegrenzt werden, die Prozesse definiert werden können, kann man den nächsten Schritt gehen.
Diese wäre, sich durch Tools, die es auch für kleine Aufgaben, wie bspw. Mails in Ordner sortieren (Outlook-Regeln) gibt, helfen zu lassen.
Die Krönung des ganzen ist dann also die Automation, also die Abgabe der klar definierten Aufgabenschritte an ein System.
Jetzt ist dann wieder mehr Zeit für die Persönlichkeitsentwicklung und die Arbeit an den eigenen Fähigkeiten oder Glaubenssätzen, die einem vielleicht gerade noch wieder ein Bein stellen 🙂
Wenn Du dabei persönlich Begleitung und Unterstützung möchtest, empfehle ich für den Start ein 1:1 Coaching, dabei finden wir heraus, was Deine Persönlichkeit so an Hochs und Tiefs bietet und wie das effizientere Arbeiten bei Dir am besten funktionieren kann.
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Herzlichst, Patricia
